FALLSTUDIE · INDIVIDUELLE UNTERNEHMENSSOFTWARE
Ein ganzer Arbeitstag. Ein verbundenes System.
SmartLawyer bündelt Akteninformationen, Termine und Verwaltungsabläufe in einer geordneten digitalen Arbeitsumgebung und unterstützt Kanzleiteams bei ihren täglichen Aufgaben.
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DIE HERAUSFORDERUNG
Wenn wichtige Informationen an verschiedenen Orten liegen.
Die Kanzlei hatte eingespielte Abläufe. Doch Informationen waren verstreut, und mit wachsender Auslastung wurde die Abstimmung schwieriger.
Gerichtstermine koordinieren
Anwälte brauchten einen Überblick über ihre Termine. Die Kanzlei musste erkennen, wo noch niemand zugeteilt war.
Fristen klar zuordnen
Wichtige Termine standen in persönlichen Kalendern. Fällige und überfällige Aufgaben sollten gemeinsam sichtbar sein.
Akten schnell finden
Unterschiedliche Schreibweisen von Aktenzeichen und Namen erschwerten die Suche im Gespräch.
Gemeinsame Arbeit nachvollziehen
Mehrere Menschen bearbeiteten dieselben Akten. Änderungen brauchten klare Zuordnung und Wiederherstellungsmöglichkeiten.
WAS SICH VERÄNDERT HAT
Den Kanzleialltag in einem gemeinsamen Arbeitsablauf organisieren.
Wir verbanden die Aufgaben des Kanzleialltags, statt ihn in eine allgemeine Aufgabenverwaltung zu pressen.
01Tagesprioritäten
Kalender, Nachrichten und Kollegen abgleichen.
Eine persönliche Tagesansicht vereint Termine, Fristen und Aufgaben.
02Akten
Getrennte Listen und uneinheitliche Namen durchsuchen.
Eine Suche und eine Aktenseite mit Terminen, Fristen, Aufgaben und Notizen.
03Gerichtstermine
Zuteilungen über Papier und Chats abstimmen.
Gemeinsamer Kalender, zugeordnete Anwälte und druckbare Listen nach Gericht.
04Fristen
Persönliche Kalender und Erinnerungsvermögen.
Anstehende und überfällige Fristen sehen, Erledigung erfassen und Folgeaufgaben anlegen.
05Teamaufgaben
Anweisungen wiederholen und in Gruppen nachfragen.
Zuständigkeiten, Checklisten, Kommentare, Vorlagen und Hinweise in der Anwendung.
06Berichte
Auslastung und Lücken durch Nachfragen ermitteln.
Auslastung, kommende Termine, fehlende Zuteilungen und überfällige Fristen überblicken.
UNSER VORGEHEN
Für den Kanzleialltag entwickelt. Mit den Nutzern verbessert.
- 01
Den Arbeitstag verstehen
Wir erfassten echte Akten, Termine und Zuständigkeiten, bevor wir das System gestalteten.
- 02
Mit dem Wesentlichen beginnen
Zuerst kamen Akten und Gerichtskalender. Weitere Abläufe folgten aus dem tatsächlichen Bedarf.
- 03
Änderungen vorab testen
Updates werden in einer separaten Testumgebung geprüft. Veröffentlichungen können zurückgesetzt werden.
- 04
In Verbindung bleiben
Hosting, Updates und Support gehören zur Zusammenarbeit. Ansprechpartner sind die Menschen, die das System entwickelt haben.
FÜR DEN TÄGLICHEN EINSATZ
Praktische Kontrolle im Hintergrund.
Getrennte Kanzleidaten
Jede Kanzlei hat eine eigene Datenbank.
Zugriff nach Verantwortung
Individuelle Berechtigungen ermöglichen persönliche oder kanzleiweite Sichtbarkeit.
Fehler rückgängig machen
Gelöschte Einträge landen im Papierkorb. Der Server wird täglich gesichert.
Änderungen erfassen
Bearbeitungen werden mit Person und Zeitpunkt aufgezeichnet.
Kontrollierte Updates
Änderungen werden vor der Veröffentlichung in einer Testumgebung geprüft.
Laufende Unterstützung
Das System entwickelt sich mit den Kanzleien weiter, betreut durch das Entwicklungsteam.
DAS ERGEBNIS
Ein System, das über die erste Kanzlei hinausgewachsen ist.
SmartLawyer unterstützt vier Kanzleien mit über 7.000 Akten und rund 1.000 Gerichtsterminen pro Monat. Akten, Fristen, Aufgaben und Berichte finden einen gemeinsamen Platz statt verteilter Kalender, Tabellen und Chats.
SmartLawyer im Einsatz
- Kanzleien nutzen das System
- 4
- Erfasste Akten
- 7.000+
- Gerichtstermine pro Monat
- ~1.000
DIE SICHT DES KUNDEN
Was ich an der Zusammenarbeit mit Stamen Solutions besonders schätze, ist ihre Fähigkeit, unsere Bedürfnisse zu verstehen und in konkrete, praktische Lösungen umzusetzen. Von Anfang an haben sie unseren Vorschlägen aufmerksam zugehört und verstanden, wie eine Anwaltskanzlei arbeitet. Das Ergebnis ist SmartLawyer: ein System, das gemeinsam mit uns entwickelt wurde und heute ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitsalltags ist.
Jovica Sokolović
Rechtsanwalt · Fachliche Begleitung des Projekts SmartLawyer
WAS DAS FÜR IHR UNTERNEHMEN BEDEUTET
Andere Branche. Vertraute Herausforderungen.
Ihre Datensätze sind vielleicht Aufträge, Kunden oder Projekte. Der Bedarf ist ähnlich: ein klarer Blick auf Arbeit, Fristen und Verantwortliche.
- Tagesprioritäten für jede Person.
- Gemeinsame, auffindbare Datensätze.
- Fristen mit klarer Verantwortung.
- Aufgaben und Checklisten für wiederkehrende Abläufe.
- Berichte über Auslastung und Engpässe.
- Passende Zugriffe, aufgezeichnete Änderungen und Wiederherstellung.